Flowchart Save/Loss Inventory Control

PENJELASAN FLOWCHART PERENCANAAN PRODUKSI

STAR
Manager PPIC memperhitungkan berapa rencana produksi yang akan dibuat dalam satu bulan / dalam mingguan berdasarkan dari FORECAST dan DARI PURCHASE ORDER yang di dapat dari General Manager / Plant Manager dan dari Marketing

MASUKAN RENCANA PRODUKSI
Masukan rencana produksi yang dibuat oleh Manager PPIC sesuai dengan mesin produksi yang tersedia dengan jenis produk yang ada.

HITUNG PROSES PRODUKSI
Hitung proses produksi sesuai dengan kapasitas mesin yang ada. Apakah perhitungan proses produksi sudah sesuai dengan yang diinginkan, dalam artian proses produksi dapat diselesaikan dengan target pengiriman yang ada atau dengan target yang sudah diinginkan untuk stock gudang. Jikalau proses produksi tersebut tidak dapat terselesaikan sesuai dengan target produksi maka perencanaan produksi harus dibuat semaksimal mungkin atau disesuaikan kembali sesuai dengan mesin yang tersedia namun kalau sudah tidak dapat selesai dengan target yang diinginkan maka harus dibicarakan kembali dengan Dept. Terkait terutama Marketing dan General Manager / Plant Manager

PERENCANAAN PRODUKSI
Setlah adanya Perencanaan produksi ini maka pihak produksi dapat memproduksi sesuai dengan perencanaan tersebut namun jika ada kendala didalam proses produksi maka harus diinformasikan ke pihak PPIC agar dapat mereschedule kembali perencanaan produksi tersebut agar dapat mencapai target produksi yang diinginkan atau dapat memenuhi permintaan customer dan stock gudang

MASUKAN BS PRODUKSI
Masukan BS produksi agar dapat mengetahui efisiensi pemakanan bahan baku

MASUKAN HASIL PRODUKSI
Masukan hasil produksi untuk stock gudang dan ubtuk pengiriman ke customer

PERENCANAAN PRODUKSI

PERAMALAN PENJUALAN ( FORECASTING )

Didalam peramalan penjualan kita harus mengetahui pangsa pasar yang ada, dengan pangsa pasar yang kita ketahui maka kita dapat meramalkan berapa besar rencana produksi suatu barang akan diproduksi.

Beberapa point penting dalam menganalisa trend penjualan antara lain sbb :
1. Musim
2. Kebudayaan
3. Geografis

PENJELASAN FLOWCHART PERHITUNGAN PEMAKAIAN MATERIAL

STAR
Purchase Order (PO) yang didapat dari Marketing atau Forecast yang dikeluarkan oleh General Manager (GM) / Plant Manager (PM)
Hitung berapa rencana yang akan diproduksi setelah PO atau Forecast dikurangi dengan stock Gudang

MASUKAN ORDER PRODUKSI
Masukan order produksi sesuai dengan PO atau Forecast setelah dikurangi stock Gudang

HITUNG DENGAN FORMULA
Setiap Produk atau satu jenis barang membutuhkan beberapa material yang dirangkum menjadi FORMULA
Setelah memasukan order produksi maka akan didapatkan Rekapitulasi kebutuhan material

KEBUTUHAN MATERIAL PRODUKSI
Dari rekapitulasi kebutuhan material secara total keseluruhan dari order produksi

HITUNG DENGAN STOCK MATERIAL
Dari setiap kebutuhan material maka dikurangi dengan stock material di Gudang maka akan didapatkan real kebutuhan material untuk order produksi tersebut

PERMINTAAN MATERIAL
Dengan mengetahui kebutuhan material yang dibutuhkan untuk memenuhi order produksi maka kita dapat membuat Permintaan Barang kepada Purchasing.

FINISH
Dengan begitu kita sudah membuat kebutuhan material untuk order produksi yang diinginkan.

FLOWCHART PERHITUNGAN PEMAKAIAN MATERIAL

KONTROL SAVE / LOSS MATERIAL PRODUKSI

Dalam suatu produksi melibatnya material untuk menciptakan suatu produk dan dimana material itu terdiri dari bermacam-macam.

Tanpa kita sadari apakah material yang kita keluarkan untuk suatu produk sesuai dengan kebutuhan produk tersebut, dalam artian jika produk tersebut membutuhkan 5kg suatu bahan dan bahan yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan produk tersebut yaitu 5kg bahan.

Didalam suatu arus material kita harus bisa mengetahui apakah material tersebut sesuai dengan yang dibutuhkan jika terjadi kekurangan ( loss ) didalam suatu produksi maka analisa secara umum yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Pencurian material
2. Penyusutan material karena sifat material tersebut atau perlakuan yang salah terhadap material tersebut.
3. Kesalahan didalam pengiputan data kontrol bahan tersebut.
Dan jika secara data kontrol bahan tersebut menghasilkan kelebihan bahan ( save )maka yang menjadi penyebabnya antara lain kesalahan penginputan data dan ada yang memanifulasi data tersebut.

Jadi jangan anggap remeh penkontrolan bahan tersebut karena tanpa kita sadari maka akan terjadi kerugian yang sangat besar atau keuntungan yang didapat seharusnya lebih besar menjadi lebih kecil karena kehilangan ( loss )bahan tersebut.

MRP

BAB III. PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN BAKU / PLANNING OF REQUIRETMENT OF RAW MATERIAL


Didalam suatu Industri diperlukan merencanakan kebutuhan bahan baku yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkanya dalam artian bahan baku yang di order adalah bahan baku yang mempunyai kualitas dan sesuai dengan kebutuhan produksi suatu industri tersebut. Selain itu tugas PPIC juga harus dapat memastikan pembelian barang secara efisien dan efektif tidak membuat gudang menjadi overload dan produksi menjadi tepat waktu dalam artian PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan dan kapan bahan baku itu diperlukan maka dengan perhitungan itu gudang bahan baku tidak akan mengalami overload dan produksi berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Sesuai dengan pengalaman saya maka PPIC dapat memperhitungkan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku sebagai berikut :

1. Bahan Baku yang dibutuhkan untuk Prodduk Reguler
Untuk produk ini maka kita sudah mempunyai perhitungan yang pasti karena produk regular ini sudah mempunyai forecast dari Marketing / Management dan target untuk penjualanya bulan demi bulan jikalau produk reguler tersebut akan dihentikan produksinya atau tidak lagi mejadi produk reguler Marketing / Management pun akan menginformasikan ke PPIC agar tidak memasukan prencanaan kebutuhan bahan bakunya dan tidak menstock bahan baku tersebut.
Didalam perencanaan bahan baku ini maka PPIC memerlukan beberapa data yang diperlukan sebagai berikut :
• Forecast Barang Jadi
• Lead Time Order
• Minimum Order
• Safty Stock
• Rata-rata Pemakaian
Dengan adanya data-data tersebut maka PPIC dapat memperhitungkan perencanaan kebutuhan bahan baku sebagai berikut :
• FORECAST
 Perhitungan yang dibuat berdasarkan pasar yang dilihat oleh Marketing / Management sehingga didapatkan perencanaan penjualan barang jadi minimal dalam tiga bulan ke depan dengan bulan berjalan.

NO BARANG JADI BULAN
JANUARY FEBRUARY MARET
1 Barang A 1000 1000 1000
2 Barang B 500 1000 750
3 Barang C 500 500 500
Keterangan :
 No : Untuk mengetahui jumlah barang yang ada.
 Barang Jadi : Nama barang / item
 Bulan January : Bulan berjalan
 Bulan February : Bulan akan datang
 Bulan Maret : Bulan ketiga ( perkiraan barang jadi tersebut masih diminati )

• LEAD TIME ORDER
 Perhitungan Purchasing yang diberikan ke PPIC setelah memperhitungkan proses pembelian bahan baku dari awal menerima PPB ( Permintaan Pembelian Barang ), penawaran harga, approval purchase order dan sampai supplier menerima purchase order.

• MINIMUM ORDER
 Minimum order didapatkan dari Purchasing setelah melakukan negosiasi dengan supplier, dalam hal ini purchasing mendapatkan infomasi kebutuhan bahan baku yang akan digunakan yang dari perhitungan PPIC sehingga pada saat meminta pengiriman dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang di minta karena untuk masalah ini supplier sendiripun mempunyai perhitungan kapasitas produksi dan kapasitas daya angkut expedisinya dengan ini maka akan terciptalah kerjasama yang baik dengan supplier sehingga dapat menghasilakan efektifitas dan efisiensi yang lebih besar.

• SAFTY STOCK
NO BAHAN BAKU BULAN TOTAL RATA-RATA PEMAKAIAN SAFTY STOCK
JAN FEB MAR
1 Bahan A 100 50 150 300 100
2 Bahan B 25 50 50 125 42
3 Bahan C 75 85 75 235 78

JAM

  Jakarta Time

JAM

  Jakarta Time

PPIC dalam ERP

http://repository.gunadarma.ac.id:8000/207/1/Application_Lintang_Yunufa%284%2952_55.pdf

FLOWCHART PRODUCTION SCHEDULE

PRODUCTION SCHEDULE

Bab II. PERENCANAAN JADWAL PRODUKSI ( PRODUCTION SCHEDULE )


Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu perusahaan agar perusahaan dapat berjalan / produksi sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas sumber daya manusia, permintaan customer dan ketersediaan bahan bakunya sehingga hasil produksi menjadi efesien dan efektifitas.

Maka dari bagian PPIC ini bagaimana memperhitungkan segala sesuatunya agar dapat menyusun jadwal produksi sesuai dengan kemampuan perusahaan dan mendapatkan target yang di inginkan.

Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal produksi ( production schedule ) :
1. Orderan yang di terima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau Managemen.
2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan leadtime pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu produk.
4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.
5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan ( MRP – Material Reques Planning )
6. Perkiraan BS yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat detentukan.

FLOW MATERIAL

PRODUCTION PLANNING AND IVENTORY CONTROL Berdasarkan Pengalaman Selama 4 (empat) tahun

Bab I. MEMAHAMI SISTEM KERJA DARI DEPARTEMEN PPIC.

I.1 Pengertian Departemen PPIC

Dari pengertian PPIC ( Production Planning and Iventory Control ) adalah merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan bakunya. Jika kita ambil pengertian Produksi Planning bukan hanya merencanakan produksi saja, dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas lagi. Karena jika kita ingin merencanakan suatu produksi maka kita harus mengetahui kebutuhan bahan yang akan di produksi yang mana Dept. PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan informasi Dept. R&D berupa FORMULASI PRODUCT dan dari sini Dept. PPIC dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan sesuai dengan berapa banyak yang akan di produksi. Dan dari kata Iventory Control-pun pengertiannya bukan hanya sekedar mengkontrol bahan baku saja tetapi bagaimana Dept. PPIC dapat me-minimal-kan persediaan bahan baku yang berada di Dept. WAREHOUSE sehinggan penempatan di gudang menjadi lebih efektif dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.

Yang perlu diketahui bahwa ada suatu survey yang pernah diadakan dan telah berlaku umum menyatakan alasan-alasan mengapa pelanggan meninggalkan perusahaan, antara lain : meninggal (1%), pindah (3%), membentuk kelompok lain (5%), alasan pesaing lebih baik (9%), produk mengecewakan (14%), dan sikap tidak berbeda dari perusahaan dalam memberikan pelayanan dari waktu ke waktu (68%). Alasan-alasan ini menunjukan bahwa perlu adanya perbaikan terus-menerus (continuous improvement) dalam proses industri untuk mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty) kepada perusahaan.

Berdasarkan survey di atas maka Dept. PPIC mempunyai peranan penting di dalam mewujukan perbaikan terus-menerus (continuous improvement) sehingga dapat mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty), seperti apa yang dikatakan oleh Unit Manager yang pernah memimpin saya bahwa Dept. PPIC merupakan urat nadi perusahaan dan sampai selama ini saya mempercayainya akan tetapi kadang PPIC dianggap sepele bagi sebagian manager/perusahaan. Mungkin pemikiran sepeti itu menganggap bahwa tanpa adanya PPIC perusahaan tetap dapat bejalan tapi apakah hasilnya dapat efektive dan efisien, jika melihat sebagian orang seperti ini maka mereka menganut system individualis.

I.2 Konsep Dasar Pekerjaan PPIC

Dari pengertian PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektive dan efisien adalah :

1. Mengetahui Kapasitas Produksi.
2. Mengetahui Forecast Penjualan.
3. Mengetahui Customer Order.
4. Mengetahui Formula Produk.
5. Mengetahui Proses Produksi.
6. Mengetahui Kualitas Produk.
7. Mengetahui Kapasitas Gudang.
8. Mengetahui Leadtime Pembelian.
9. Mengetahui Quantity Minimum Order.
10. Mengetahui Bahan Baku Alternatif.
11. Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.
12. Mengetahui Leadtime Pengiriman.
13. Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finish Good.

1. Kapasitas Produksi.
Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi di dalam membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari Departemen Produksi.
2. Forecast Penjualan.
Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat memenuhi permintaan customer dan membuat safty stock finish goods. Forecast Penjualan ini di dapatkan dari Departemen Marketing.
3. Customer Order.
Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap produk finish goods yang ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah di tentukan.
4. Formula Produk
Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Dept. R&D terhadap suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan Customer.
5. Proses Produksi
Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.
6. Kualitas Produk
Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan standart yang sudah ditentukan berdasarkan Dept. QC. Mengapa kualitas ini menjadi penting menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu produk ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut LOLOS QC atau TIDAK LOLOS QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka PPIC dapat mengkomunikasikannya dengan Marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang kita keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan penting ini.
7. Kapasitas Gudang
Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept. Gudang yang mana data ini dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan ini Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di gudang. Maka dengan adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada nya penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini teciptalah efisiensi dan efektifitas dari gudang.
8. Leadtime Pembelian
Leadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan saefty stock barang yang diinginkan.
9. Quantity Minimum Order
Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier didapatkan berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian. Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC meminta kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier.
10. Bahan Baku Alternatif
Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept. R&D, yang mana bahan ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi Dept. PPIC ??.. karena Dept. PPIC yang mengkontrol inventory part dan planning produksi sehingga Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan bahan alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Dept. Purchasing akan membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.
11. Kapasitas Ekspedisi
Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi yang mana infomasi ini digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal. Dengan adanya ini maka Dept. PPIC dapt menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order yang sudah diterima oleh Dept. PPIC.
12. Leadtime Pengiriman
Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para customer, selain itu juga maka Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan seharusnya pesanan customer tersebut harus diproduksikan.
13. Safty Stock Raw Material dan Finish Goods
Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan Customer akan Finish Goods pun akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan akan Finish Goods maka akan tersedia selalu.